Małe biuro projektowe. Projektowanie.

Małe biuro projektowe. Projektowanie.

Jedną z najbardziej dokuczliwych prawd, z którymi musisz się pogodzić jako właściciel własnego biura projektowego jest fakt, że masz mało czasu na właściwe projektowanie. Kolejny odcinek cyklu „Małe biuro projektowe”.

Oczywiście wszystko zależy od skali projektów, ilości zleceń i renomy biura. Z czasem być może będziesz mógł zatrudnić asystentkę czy nawet menedżera projektów, którzy przejmą część działań okołoprojektowych, a Ty będziesz mógł spokojnie zająć się tym, co lubisz najbardziej.

Od czego zacząć pracę?

Prześledźmy więc przykładowy proces projektowy, na przykładzie typowego projektu w pracowni k. (typowego pod względem struktury, pod względem merytorycznym każdy projekt jest wyjątkowy).

Pierwszy kontakt

Dostaliśmy maila z propozycją współpracy. Wysyłamy ankietę, a na podstawie zawartych w niej odpowiedzi tworzymy ofertę. Jeśli oferta zostaje przyjęta robimy analizę terenu, co oznacza, że jeszcze przed wyjazdem sprawdzamy wszystkie informacje, które mogą być przydatne – czy teren jest wpisany do rejestru zabytków, jaki obowiązuje tam plan miejscowy, czy w pobliżu są tereny chronione itd. Podczas spotkania pytamy do czego mamy dążyć – jakie funkcje powinien pełnić nowy obiekt, kto będzie z niego korzystał, w jaki sposób ma nawiązywać do miejsca, w którym się znajduje. Na przykład – plac zabaw przy Centrum Edukacji Przyrodniczo-Leśnej ma charakter edukacyjny, a tematem przewodnim jest las, będzie służył zarówno rodzinom przychodzącym do Lasu Kabackiego na spacer, jak i edukatorom Centrum do prowadzenia zajęć. Oczywiście jest to też czas na zapoznanie się z miejscem. A potem zaczynamy działać w dwóch równoległych światach. Bo teoretycznie najpierw czekamy na podpisanie umowy, ale w praktyce wygląda to tak, że ustalenia prawno-księgowe idą swoim torem, a w naszych głowach zaczyna intensywnie pracować temat. Po powrocie ruszamy ze sprawami organizacyjnymi. Poza umową mamy takie zadania jak zamówienie geodety (jeśli konieczna jest mapa do celów projektowych), wysłanie zapytań do różnych urzędów (jeśli potrzebne są jakieś uzgodnienia), zarezerwowanie terminu u kosztorysanta (jeśli wymagany jest kosztorys). Czasami umawiamy się z klientem na warsztaty partycypacyjne dla przyszłych użytkowników.

Gdzie projektować?

Jak pracujemy nad projektem? Najczęściej zaczynamy w kawiarnii. Chodzi przede wszystkim o zmianę otoczenia i oderwanie się od innych spraw. Bez komputera, e-maili, teczek z innymi aktualnymi projektami, które mogą nas odciągać od tematu. Siedzimy tak kilka godzin (wybór kawiarni nie jest bez znaczenia), szkicujemy, dyskutujemy, robimy burzę mózgów i mapę myśli. Przed takim spotkaniem staramy się zebrać jak najwięcej informacji na dany temat. Szukamy ich głównie w… książkach dla dzieci. Dla przypomnienia – projektujemy przestrzenie dla dzieci. Każdy nasz projekt ma temat przewodni. Bardzo często nasze place zabaw mają charakter edukacyjny. Ale jak wytłumaczyć dzieciom zagadnienia związane z geologią, apiologią czy mykologią? Najlepiej podpatrzyć tych, którzy już to zrobili. Książki dla dzieci są więc dla nas źródłem wiedzy o danym temacie oraz o tym, jak to zagadnienie wytłumaczyć dzieciom. Podobną funkcję pełnią filmy edukacyjne, choć jakoś do książek nam bliżej. Tylko potem muszę się tłumaczyć przed księgową, dlatego książki dla dzieci wrzucam w koszty firmy.

Prezentacja idei

W pierwszej kolejności przygotowujemy prezentację idei. Trudno to nawet nazwać projektem koncepcyjnym – robimy proste schematy lub szkice, szukamy zdjęć referencyjnych, krótko opisujemy nasz pomysł i to przedstawiamy klientowi. Czasami jest to spotkanie, ale czasem takie opracowanie wysyłamy e-mailem i potem umawiamy się na dłuższą rozmowę telefoniczną. Staramy się umówić na spotkanie, bo dobrze zobaczyć reakcję klienta, na bieżąco wyjaśniać, co mieliśmy na myśli lub proponować rozwiązania zamienne. W związku z tym, że projektujemy w całej Polsce czasami jest to jednak trudne. Zawsze przygotowujemy tylko jedną wersję koncepcji, choć wiem, że są różne strategie.
Prezentujemy wstępną ideę, ponieważ chcemy jak najszybciej uzyskać potwierdzenie, że idziemy w dobrym kierunku. Jest to niewielkie opracowanie, więc klient może je otrzymać w miarę szybko, a my też nie tracimy czasu na pracę nad czymś, co mija się z wizją drugiej strony. Po zatwierdzeniu idei (najlepiej mailowo, nie ustnie) zabieramy się za pracę. Jesteśmy w stałym kontakcie z klientem, ale zazwyczaj mamy już wolną rękę.Przed wydrukiem wysyłamy wersję elektroniczną do zatwierdzenia. Jest to czas na ostateczne poprawki.

Wspólna koncepcja

Koncepcję zawsze wymyślamy razem. Czasami przygotowanie materiałów i merytoryczna strona jest po mojej stronie, ale pomysł na to, jak przełożyć zdobytą wiedzę na elementy placu zabaw rodzi się podczas tych wypadów do kawiarnii lub licznych rozmów po. Później jest czas rysowania, rysowania i rysowania. I weryfikowania pierwszych pomysłów. Czy naszą ideę da się faktycznie przełożyć na tą przestrzeń? Jakie elementy się tam zmieszczą? Czy wszystko jest zgodne z normą bezpieczeństwa? Jaką technologię zastosować? Kiedy można użyć gotowych, katalogowych urządzeń, a co musi być zaprojektowane indywidualnie?

Oczywiście to jest wersja najprostsza. Zdarza się bowiem, że zakres pierwszej prezentacji się rozszerza albo etapów do zatwierdzenia jest więcej. Sprawa wygląda inaczej, gdy mamy w umowie tylko projekt koncepcyjny, a inaczej gdy jest tam również projekt wykonawczy, budowlany i kosztorys. Część projektów nie wymaga zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych, a niektóre tak. A jeszcze inne wymagają pozwolenia na budowę i masy uzgodnień. Przy większych projektach zlecamy projekt zieleni, czasem potrzebujemy projektu konstrukcyjnego, elektrycznego czy innych, więc dochodzą uzgodnienia międzybranżowe. Gdy do danego projektu kogoś zatrudniamy mniej czasu poświęcamy na rysowanie, ale z kolei musimy koordynować pracę zespołu. Dlatego nie da się tak łatwo określić proporcji między działaniami okołoprojektowymi, a właściwym projektowaniem. W najbardziej skrajnym przypadku pracowaliśmy nad projektem przez ponad sześć miesięcy, z czego na wymyślenie koncepcji mieliśmy dwa tygodnie. Resztę czasu spędziliśmy na uzgodnieniach, prezentacjach i ciągłym przerysowywaniu. Na szczęście zazwyczaj te proporcje są inne. Michał większość swojego czasu poświęca na projektowanie, ja większość na ogarnianie.

Kiedy projekt jest zakończony?

Oddanie projektu to wydruk i wysyłka. I wystawienie rachunku. A jeszcze zamknięcie wszystkich teczek, folderów i ogólne porządki. I jeszcze wrzucenie na stronę. A potem na Facebooka, Instagram. I przypomnienie o płatności (czasami)… I można świętować! Chyba, że w kolejce czekają już kolejne projekty.


Powyższy artykuł to fragment książki „Małe biuro projektowe. Jak zaprojektowałam swoją firmę”, która ukaże się 21.02.2019. Jeśli nie chcesz przegapić premiery – zapisz się na listę oczekujących.